Na het eerste contact per telefoon of e-mail volgt met beide partijen individueel gesprek. In dit gesprek komt aan de orde wat er speelt en wat ieders visie daarop is. Ook wordt het mediationproces en de rol van de mediator uitgelegd.

De mediationovereenkomst omschrijft de spelregels gedurende de mediation. Dit zijn uitgangspunten zoals vrijwilligheid, onpartijdigheid & neutraliteit van de mediator, vertrouwelijkheid en commitment. Deelname aan mediation is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Partijen hebben een inspanningsverplichting om actief medewerking te verlenen aan de mediation. Verder wordt de werkwijze en de verdeling van de kosten beschreven. De mediationovereenkomst wordt voorafgaand aan het eerste gezamelijke gesprek door partijen en de mediator ondertekend.

Gezamelijke bijeenkomst

In de gezamelijke bijeenkomst(en) wordt uitgewisseld hoe het probleem is ontstaan, wat ieders gezichtspunt is en de achterliggende zorgen en belangen. Op basis daarvan worden mogelijke oplossingsrichtingen en scenario’s geïnventariseerd. Vervolgens wordt daarover onder leiding van de mediator onderhandeld om tot concrete afspraken te komen. De mediator zorgt voor schriftelijke vastlegging daarvan.

Vaststellingsovereenkomst

De afspraken worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Het bevat constructieve afspraken voor de toekomst. Omdat de afspraken gezamelijk worden gemaakt en rekening houden met ieders belang is de oplossing duurzamer dan bijvoorbeeld een rechtelijke uitspraak. Daarnaast is het ook veel sneller en goedkoper.